Privacyverklaring W13

Op zoek naar de privacyverklaring van 'T PACT? Download die hier.

Wij zijn W13, welzijnsvereniging van 14 OCMW ’s en het CAW in Zuid-West-Vlaanderen, gevestigd in de Budastraat 35, 8500 Kortrijk (Homepage | Welzijn13). Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die iets zeggen over u als persoon. Denk aan uw naam, adres, geboortedatum, e-mailadres of gegevens over uw gezondheid. In deze verklaring leggen we uit welke gegevens wij verzamelen, waarom, en wat uw rechten zijn.

Uw 8 rechten in een oogopslag

U heeft als burger de volgende rechten. Verderop in dit document leest u meer uitleg per recht.

Uw recht		Wat betekent dit voor u?
Inzage		U mag vragen welke gegevens wij over u hebben.
Verbetering		U mag vragen om foute gegevens te verbeteren.
Verwijdering		U mag vragen om uw gegevens te wissen. Dit kan niet altijd (zie punt 9).
Beperking		U mag vragen om uw gegevens tijdelijk niet te gebruiken.
Overdraagbaarheid		U mag uw gegevens opvragen om door te sturen naar een andere organisatie.
Bezwaar		U mag bezwaar maken tegen bepaald gebruik van uw gegevens.
Toestemming intrekken		Gaf u toestemming? Dan mag u die op elk moment terugtrekken.
Klacht indienen		U mag een klacht indienen als u denkt dat uw privacy geschonden is.

Wilt u een recht uitoefenen of heeft u een vraag? Neem contact op via 0471 22 09 05 of privacy@welzijn13.be.

1. Waarom gebruiken wij uw gegevens?

Wij werken elke dag aan goede dienstverlening voor alle inwoners. Daarvoor hebben wij soms uw persoonsgegevens nodig. Zonder die gegevens kunnen wij u niet goed helpen.

Voorbeelden: om uw aanvraag voor een attest te verwerken, om u te contacteren over uw dossier of om u in te schrijven voor een activiteit.

2. Mogen wij uw gegevens gebruiken?

Ja, maar alleen als wij daarvoor een geldige reden hebben. De privacywet (AVG) bepaalt welke redenen geldig zijn. Wij gebruiken uw gegevens enkel in deze situaties:

wettelijke verplichting: de wet verplicht ons om bepaalde gegevens bij te houden.
overeenkomst: u vraagt een dienst aan waarbij een contract nodig is.
toestemming: alleen wanneer de bovenstaande redenen niet gelden, vragen wij uw toestemming.

Wanneer vragen wij uw toestemming?

Voor cookies op onze website;
Als u zich inschrijft voor onze nieuwsbrief;
Voor gerichte foto's of video's van u (bv. een portretfoto of close-up).

Voor algemene sfeerfoto's op activiteiten of in de openbare ruimte is geen toestemming nodig. Maar u mag wel altijd vragen om uw afbeelding te laten verwijderen (zie punt 9).

🤝 U kunt uw toestemming altijd intrekken

Gaf u ooit toestemming? Dan mag u die op elk moment terugtrekken. Wij stoppen dan meteen met het gebruik van uw gegevens voor dat doel. Belangrijk: wat wij al deden op basis van uw toestemming, blijft geldig. Maar vanaf het moment dat u uw toestemming intrekt, stoppen wij. Neem hiervoor contact op via privacy@welzijn13.be.

3. Hoe komen wij aan uw gegevens?

Wij verzamelen uw gegevens op drie manieren:

U geeft ze zelf aan ons: via een formulier, een aanvraag of een gesprek.
We halen ze op bij de overheid zoals het rijksregister (naam, adres, geboortedatum), de Kruispuntbank Sociale Zekerheid of andere officiële overheidsdatabanken.
Wij krijgen ze van een andere organisatie zoals een ziekenhuis, een andere gemeente of een zorginstelling, als u bij hen een aanvraag deed die ook ons bestuur aangaat.

4. Wie kan uw gegevens zien?

Onze medewerkers

Alleen medewerkers die uw gegevens nodig hebben voor hun werk, kunnen die gegevens zien. Alle medewerkers zijn wettelijk verplicht om discreet om te gaan met uw informatie. Ze ondertekenen een geheimhoudingsverklaring en volgen regelmatig bijscholing over privacy.

Externe bedrijven die voor ons werken

Wij gebruiken soms softwaresystemen van externe bedrijven, bijvoorbeeld voor het beheer van dossiers of personeelsadministratie. Die bedrijven mogen uw gegevens enkel gebruiken om ons te helpen, niet voor eigen doeleinden. Wij sluiten met elk van hen een schriftelijke overeenkomst af die hun verplichtingen vastlegt. Zij moeten uw gegevens even goed beschermen als wij dat doen.

Andere overheden

Wij werken soms samen met andere overheden, zoals de Vlaamse of federale overheid. Als wij daarvoor gegevens uitwisselen, maken wij altijd afspraken over waarvoor de gegevens gebruikt mogen worden, hoe lang ze bewaard worden en hoe ze beveiligd zijn.

⚠️ Wanneer zijn wij verplicht om gegevens door te geven?

Soms zijn wij verplicht om uw gegevens door te geven, ook zonder uw toestemming:

als de wet dat verplicht;
als politie of justitie erom vraagt binnen hun wettelijke bevoegdheden;
als het nodig is om iemand te beschermen tegen ernstig gevaar;
bij een onderzoek naar fraude of andere illegale activiteiten.

5. Worden uw gegevens buiten Europa bewaard?

Wij bewaren en verwerken uw gegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Unie (EU). Binnen de EU gelden strenge privacyregels voor alle landen.

In uitzonderlijke gevallen kan het nodig zijn om gebruik te maken van een toepassing die gegevens buiten de EU verwerkt. Dat doen wij alleen als er geen goed alternatief binnen de EU bestaat en alleen als die toepassing minstens even goed beschermd is als hier. Wij kiezen bij voorkeur voor landen waarvoor de Europese Commissie heeft bevestigd dat de privacybescherming vergelijkbaar is met die in de EU.

6. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig. De wet bepaalt voor veel soorten gegevens hoe lang wij ze moeten of mogen bewaren. Wij houden ons aan die termijnen.

Zodra de bewaartermijn voorbij is, verwijderen wij uw gegevens op een veilige manier. Dat wil zeggen: ze worden volledig gewist en kunnen niet meer worden teruggevonden.

7. Hoe beschermen wij uw gegevens?

Wij nemen de bescherming van uw gegevens zeer ernstig. Wij treffen maatregelen op drie niveaus:

organisatorisch: duidelijke afspraken, geheimhoudingsplicht en bijscholing voor medewerkers;
technisch: beveiligde systemen, versleuteling en toegangsbeveiliging (niet iedereen kan alles zien);
fysiek: beveiliging van de gebouwen en apparatuur waar uw gegevens op staan.

🚨 Wat als er toch iets misgaat? (datalek)

Soms kan er iets fout gaan, ook al nemen wij alle voorzorgen. Een datalek is een beveiligingsincident waarbij uw gegevens per ongeluk verloren gaan, gestolen worden of door de verkeerde persoon worden gezien.

Als dat gebeurt:

melden wij het binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).
contacteren wij u persoonlijk als het lek een ernstig risico vormt voor uw rechten of vrijheden.

Wij houden ook een intern register bij van alle datalekken, ook de kleine.

8. Uw rechten

De privacywet (AVG) geeft u 8 rechten. Hieronder leggen wij elk recht uit.

Hoe oefent u een recht uit? Neem contact op via 0471 22 09 05 of privacy@welzijn13.be. Wees zo duidelijk mogelijk over wat u wilt. Wij kunnen u vragen om uw identiteit te bevestigen, zodat wij zeker zijn dat het om uzelf gaat.

1. Recht op inzage

U mag ons vragen welke gegevens wij over u bijhouden. Wij geven u dan een overzicht met welke gegevens wij hebben, waarvoor wij ze gebruiken, of wij ze doorgeven aan anderen, hoe lang wij ze bewaren, en of er automatische beslissingen worden genomen op basis van uw gegevens.

2. Recht op verbetering

Zijn uw gegevens fout of niet meer actueel? U mag ons vragen om ze te verbeteren of aan te vullen, voor zover de wet dat toelaat.

3. Recht op verwijdering

U mag ons vragen om uw gegevens te wissen. Wij doen dat, tenzij wij wettelijk verplicht zijn om de gegevens bij te houden. Dat is het geval wanneer:

de wet ons verplicht om de gegevens te bewaren (bv. voor boekhouding of sociale dienstverlening);
uw dossier nog loopt bij de rechtbank;
de gegevens nodig zijn voor de volksgezondheid of sociale bescherming.

4. Recht op beperking

U mag ons vragen om uw gegevens tijdelijk te blokkeren. Wij bewaren ze dan wel nog, maar gebruiken ze niet meer. Dit kan nuttig zijn terwijl u de juistheid van uw gegevens betwist of terwijl wij uw bezwaar behandelen.

5. Recht op overdraagbaarheid

U mag de gegevens die u zelf aan ons gaf, opvragen in een leesbaar digitaal formaat. U mag ook vragen om ze rechtstreeks door te sturen naar een andere organisatie naar keuze.

Let op: dit recht geldt alleen voor gegevens die u zelf aan ons gaf en alleen als wij ze gebruiken op basis van uw toestemming of een overeenkomst. Het geldt niet voor gegevens die wij van andere overheden ontvingen.

6. Recht van bezwaar

U mag bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens, als wij die gegevens gebruiken omwille van een overheidstaak of een algemeen belang. Wij stoppen dan met het gebruik, tenzij wij een dwingende wettelijke reden hebben om toch door te gaan.

7. Toestemming intrekken

Gaf u vroeger toestemming voor iets, zoals een nieuwsbrief of een foto? Dan mag u die toestemming op elk moment terugtrekken. Wij stoppen dan onmiddellijk met dat gebruik.

Wat wij al deden op basis van uw toestemming, blijft rechtsgeldig. Maar vanaf het moment van intrekking stoppen wij volledig.

8. Klacht indienen

Als u denkt dat wij niet correct omgaan met uw gegevens, kunt u een klacht indienen bij een officiële toezichthouder. Dat kan bij:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA): www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
Vlaamse Toezichtcommissie: https://overheid.vlaanderen.be/vlaamse-toezichtcommissie

🤖 Worden er automatische beslissingen over mij genomen?

Wij maken geen gebruik van automatische besluitvorming of profilering die rechtsgevolgen heeft voor u. Dat wil zeggen: een computer neemt nooit alleen een beslissing over u zonder dat een medewerker dat nakijkt. Als dit in de toekomst zou veranderen, passen wij deze verklaring aan en brengen wij u op de hoogte.

9. Wijzigingen aan deze verklaring

De wet of onze werkwijze kan veranderen. Als dat een invloed heeft op deze privacyverklaring, passen wij ze aan.

De meest recente versie vindt u altijd op Gebruiksvoorwaarden & Privacyverklaring | Welzijn13. Bij een belangrijke wijziging laten wij u dat weten via onze website of andere communicatiekanalen. Onderaan het document ziet u altijd de datum van de meest recente versie.

10. Vragen of contact

Wij hebben een Functionaris voor Gegevensbescherming (ook wel DPO genoemd, van het Engelse Data Protection Officer). Dit is de persoon die erop toeziet dat wij de privacywetgeving correct naleven. U kunt bij hem of haar terecht met vragen over uw rechten via 0471 22 09 05 of privacy@welzijn13.be.

Contactgegevens

W13, Budastraat 35, 8500 Kortrijk

Tel.: 0471 22 09 05

E-mail: info@welzijn13.be

Website: https://www.welzijn13.be/

23 juli 2026 | Opgesteld conform de AVG/GDPR (Verordening EU 2016/679)